Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Olderman-konserni (1444057-6) on tytäryhtiöineen (Logistikas Oy ja Logistikas Hankinta Oy) sitoutunut toiminnassaan suojaamaan yksilöiden henkilötietoja ja yksityisyyttä. Henkilötietojen käsittelyssä yhtiö noudattaa sekä Suomen lakien mukaisia tietosuojaa koskevia sääntöjä, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita ja määräyksiä.

2. Rekisterinylläpitäjä

Rekisterinpitäjinä toimivat Olderman Oy (1444057-6), Logistikas Oy (2201226-4) ja Logistikas Hankinta Oy (2552640-4)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Olli-Pekka Reunanen, Henkilöstöpäällikkö
Yhteydenotot sähköpostilla tietosuoja@logistikas.fi
tai postilla Logistikas Oy, Hakunintie 26, 26100 Rauma

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Yhtiön toiminnassa henkilötietojen antaminen perustuu pääosin vapaaehtoisuuteen tai henkilön kanssa tehtyyn sopimukseen. Yhtiön rekistereiden henkilötiedot ovat peräisin pääasiassa asiakkuuksista, yhteistyökumppanuuksista tai työnantajan velvoitteista. Lisäksi yhtiön verkkosivustoja, sosiaalisen median kanavia tai muita yhteydenpitokanavia käytettäessä, henkilöstä välittyy yhtiölle henkilötietoja, esimerkiksi nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhtiön kulunvalvonnan kautta henkilötietoja voi tallentua myös yhtiön tiloissa tai piha-alueella.

Myynti- ja markkinointitarkoituksessa henkilötietorekisteriä voidaan kerätä yllä mainitusta tavoista poiketen myös muista lähteistä. Tällaisia tietoja kerättäessä pyritään varmistumaan, että tiedot eivät ole herkkäluonteisia ja talletetut tiedot ovat liikkeen harjoittamista varten luotuja. Tällaiseen rekisteriin kerätään vain olennaisia tietoja ja varmistetaan, että yhteydenoton hetkellä rekisteröidyn on helppo kieltäytyä tulevista yhteydenotoista, jolloin hänen tietonsa poistetaan rekisteristä.

Yhtiön toiminnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat ensisijaisesti suostumus ja yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, mutta myös asiakkaiden etujen suojaaminen sekä yhtiön omat edut, joihin kuuluvat esimerkiksi tietojärjestelmien ja toimintaympäristön turvallisuuden varmistaminen, yhtiön hallinnon järjestäminen sekä tuotteiden ja palvelujen laadun kehittäminen sekä markkinointi.

5. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus tarkastaa, mitä tietoja yhtiön rekistereihin on tallennettu.
• Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.
• Oikeus vastustaa omien tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista mikäli, yhtiöllä ei ole riittävää perustetta henkilötietojen käsittelyyn. Oikeutta ei ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä yhtiötä koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
• Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojen poistamista yhtiön rekistereistä. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kun tietojen käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä yhtiöstä koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.
• Määrätyissä tilanteissa oikeus saada toimitetut tiedot ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus milloin tahansa vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos yhtiö ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
• Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käyttöön ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Peruutusoikeus pätee silloin, kun tietoja käsitellään suostumukseen perustuen. Peruuttamisen voi tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 6 mukaisesti.

6. Yhteydenotot

Kaikki yhteydenotot ja oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 3 mainittuun osoitteeseen. Yhtiö voi joutua tarkentamaan pyyntöjä ja varmentamaan pyytäjän henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Yhtiö vastaa pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

7. Selvitys käsiteltävistä henkilötiedoista tai henkilötietoryhmistä

Yhtiön rekistereihin voidaan tallentaa tietoja yhtiön ja sen alihankkijoiden henkilökunnasta, asiakkaiden, yritysten ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöistä sekä yhtiön verkkosivuston käyttäjistä. Yhtiö voi kerätä ja käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi ja titteli
• Yhteystiedot
• Yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot
• Teknisen valvonnan perusteella tallentuvat tiedot
• Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

8. Henkilötietojen käsittelijät

Yhtiössä henkilötietoja käsittelevät henkilökuntaan kuuluvat myynnin ja markkinoinnin ammattihenkilöt siltä osin kuin kyse on asiakassuhteiden hoitamiseen liittyvistä tiedoista, ja muu hallinnon henkilökunta siltä osin kuin kysymys on työsuhteisiin, sopimuksiin ja maksuliikenteeseen liittyvistä tiedoista. Tietojen käsittelyyn osallistuvat vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely kulloinkin liittyy.

9. Evästeet

Olderman-konsernin yhtiöt käyttävät verkkosivuillaan evästeitä. Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja; käyttäjän IP-osoite, kellonaika, käytetyt sivut, selaintyyppi, mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle, miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle, mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle. Käyttäjä voi halutessaan poistaa evästeet käytöstä selaimen asetuksista.

10. Henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhtiö saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia toimintansa ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhtiön alihankkijoille ja palveluntarjoajille, mutta vain siinä määrin, kuin ne osallistuvat yhtiön tuotanto- tai hallintoprosesseihin ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietoja mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja yhtiön määrittämiin tarkoituksiin. Yhtiö velvoittaa toimijat pitämään tiedot salassa ja huolehtii riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Yhtiö säilyttää henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

Yhtiö pyrkii kohtuullisin keinoin pitämään sen hallussa olevat henkilötiedot täsmällisinä poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan ja niitä päivitetään sen mukaan, kuin rekisteröity ilmoittaa yhtiölle tietojen muuttumisesta.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yhtiön rekistereissä olevia henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Mikäli lainsäädännön muuttuminen tai muu syy sitä vaatii, yhtiö pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan.

Tietosuojaseloste on päivitetty 24.05.2018